10 Herramientas de Google Suite que ayudarán a ser más eficiente a tu empresa a través del uso de tecnología

Bolivia Emprende / Abril 16, 2020

  

Existen herramientas que te ayudan a modernizar tu empresa y organizarla. Una de ellas es Google Suite que te brinda la facilidad de manterte en contacto con tu equipo de trabajo y clientes, organiza tu tiempo, mantiene al día informes, facturas y diversas tareas relacionadas a tu empresa y lo más importante es que toda tu información está segura. Es por ende que te mostramos estas 10 herramientas que te brinda Google Suite:

1. Gmail

Es un correo electrónico seguro, privado y sin anuncios para tu empresa. Gmail te mantiene informado con notificaciones de mensajes en tiempo real, almacena tus datos y correos electrónicos importantes de forma segura. Los administradores pueden gestionar las cuentas de toda tu organización y tus dispositivos de manera centralizada. También te ofrece los beneficios de:

  • Obtener un correo electrónico personalizado para tu empresa. Para aumentar la confianza de los clientes, otorga a todos los miembros de tu empresa una dirección de correo electrónico profesional con tu dominio, como [email protected] o [email protected] También puedes crear listas de distribución de grupo, como [email protected]
  • Trabajar sin interrupciones. Accede a tu correo electrónico en cualquier lugar, momento o dispositivo, incluso aunque no tengas conexión a Internet. Lee y redacta mensajes sin conexión a fin de que estén listos para enviarse cuando vuelvas a estar en línea.

2. Calendario

Estos Calendarios son en línea, integrados y diseñados para trabajar en equipo. Te brinda la facilidad de dedicar menos tiempo a la planificación y más al trabajo gracias a los calendarios, que se pueden compartir y se integran perfectamente con Gmail, Drive, Contactos y Sites para estar siempre al tanto del próximo evento. Con el calendario puedes realizar:

  • Programación inteligente de reuniones. Programa eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros de trabajo o superponiendo sus calendarios en una vista única. Puedes compartir calendarios para que las personas vean los detalles completos de un evento o simplemente para que sepan si tú estás libre.
  • Acceso desde tu computadora portátil, tablet o teléfono. Examina y edita tu horario desde el teléfono o la tablet. Usa las aplicaciones móviles optimizadas o sincroniza con el calendario integrado en el teléfono.

3. Documentos

Puedes crear y editar documentos de texto directamente en tu navegador sin necesidad de un software específico. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo en un archivo y todos los cambios se guardarán automáticamente. También te ofrece estas facilidades:

  • Comentarios, chat y edición en tiempo real. Trabaja en un mismo documento con tus compañeros de equipo o con personas ajenas a tu empresa. Visualiza instantáneamente los cambios que introducen los demás, comunícate con ellos a través del chat integrado y haz preguntas a través de comentarios.
  • Funciona con todos los tipos de archivos más habituales. Importa tus documentos para que se puedan editar al instante, incluso archivos de Microsoft Word y PDF. Exporta tu trabajo a los formatos .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.
  • Historial de revisión ilimitado. Realiza un seguimiento de los cambios ingresados en los documentos y puedes deshacer los cambios que quieras. Las versiones anteriores se guardan indefinidamente y no consumen espacio de almacenamiento.

4. Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo se diseñaron en función de las necesidades que tienen las organizaciones ágiles. Las funciones de IA (Inteligencia Artificial) te permiten utilizar las estadísticas correctas para tomar decisiones empresariales significativas. Asimismo, una arquitectura basada en la nube te permite colaborar con cualquier persona, en cualquier lugar y momento. La compatibilidad con sistemas externos, como Microsoft Office, elimina la complicación que supone trabajar con varias fuentes de datos. Además, dado que se desarrolló sobre la infraestructura de Google, te da la libertad de crear y, al mismo tiempo, te ayuda a proteger tu información. Incluso puedes acceder a:

  • Uso compartido de la información y colaboración sin complicaciones. Independientemente de que esté planificando un evento o que compartas las últimas cifras de los ingresos. Las hojas de cálculo permiten que los equipos trabajen juntos sin problemas. Agrega colaboradores fácilmente a los proyectos, consulta los cambios a medida que se realicen, recibe notificaciones sobre las modificaciones que se hagan en tu ausencia y chatea con otros colegas en el mismo documento. Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que los realiza. Además, con el acceso sin conexión, puede crear, ver y editar archivos en cualquier lugar y momento.
  • Obtener estadísticas rápidamente con la tecnología de la IA (Inteligencia Artificial) de Google.  Las hojas de cálculo permiten que todos los miembros de la organización obtengan estadísticas valiosas a partir de los datos. La aceleración de las fórmulas te ahorra tiempo y mitiga errores, ya que te muestra fórmulas relevantes a medida que ingresas contenido. 
  • Trabajar sin problemas en Hojas de cálculo y Excel. Hojas de cálculo ofrecen nuevas formas de colaborar, de modo que no tendrás que preocuparte por tener la versión correcta del archivo y podrás centrarte en hacer que tus mejores ideas cobren vida. La excelente compatibilidad con los archivos de Microsoft y muchas de las combinaciones de teclas que tú más utilizas, además que reduce la complicación de trabajar en varias plataformas.
  • Mantener el control con seguridad de nivel empresarial. Con Hojas de cálculo, tu contenido se encuentra siempre protegido por una de las infraestructuras de seguridad más avanzadas del mundo. Puedes administrar los permisos con acceso a nivel individual, grupal o de todo el dominio. También, establece fechas de vencimiento para tu contenido. Inhabilita las opciones para descargar, copiar o imprimir para colaboradores específicos. Además, usa los controles de Prevención de pérdida de datos para mantener protegidos los datos sensibles.

5. Formularios

Crea formularios personalizados para encuestas y cuestionarios sin ningún cargo adicional. Reúne todo en una hoja de cálculo y analiza los datos directamente en Hojas de cálculo de Google. Ademas de brinda la facilidad de:

  • Crear un formulario. Seleccionar entre distintos tipos de preguntas, arrastrar y soltar para reordenar las preguntas y personalizar los valores es tan fácil como pegar una lista.
  • Envíar a tus clientes encuestas de aspecto profesional. El uso de encuestas atractivas te ayuda a conectarte con tus clientes para obtener valiosos comentarios. Agrega imágenes, videos y lógica personalizada para ofrecer a quienes respondan una excelente experiencia de encuesta.
  • Analiza las respuestas con resúmenes automáticos. Mira cómo aparecen las respuestas en tiempo real. También puedes acceder a los datos sin procesar y analizarlos con Hojas de cálculo de Google o con otro software.

6. Presentaciones

Innova, crea y edita presentaciones cuidadas en tu navegador sin necesidad de un software específico. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, y todos tendrán siempre la versión más reciente. También puedes realizar:

  • Comentarios, chat y edición en tiempo real. Trabaja en una misma presentación en línea con su socio empresarial, con todo tu equipo o con contactos externos. Tú controlas quién tiene permiso para editar, ver o agregar comentarios.
  • Diapositivas fáciles de diseñar. Diséñalas desde cero o agiliza el proceso eligiendo una plantilla. Puedes mejorar tus presentaciones con videos, imágenes, dibujos y transiciones suaves.

7. Consola del administrador

La administración centralizada permite una configuración y una gestión rápida y fácil. Usa las funciones integradas de Cloud Identity para administrar a los usuarios y configurar distintas opciones de seguridad y las llaves de seguridad. Proteje tu organización con las estadísticas de seguridad y las recomendaciones del centro de seguridad. Asimismo cuenta con:

  • Administración de extremos. Usa la administración de extremos para distribuir las aplicaciones en los dispositivos móviles, consultar el uso, administrar la configuración de seguridad y limitar el acceso a cualquier extremo.
  • Regiones de datos y Transparencia de acceso. Limita la ubicación geográfica de tus datos cubiertos de Google Suite en reposo. Asegúrate de que los usuarios cuenten con todas las funciones, incluso durante la transferencia de datos. Obten más visibilidad de las acciones del personal de Google que se relacionen con sus datos.
  • Programa de Protección avanzada. Aplica el uso de llaves de seguridad de manera forzosa. Bloquea el acceso a las aplicaciones que no sean de confianza. Obten un mejor análisis de las amenazas de correo electrónico.

8. Sites

Esta función  de Google colabora en la creación de sitios atractivos y de alta calidad para tu equipo, proyecto o evento. Los sitios tienen un gran aspecto en todas las pantallas, ya sea que se trate de una computadora de escritorio o un smartphone. Además, no es necesario que tengas conocimientos de diseño o programación. También te muestra la opción de:

  • Crear un sitio sin necesidad de tener habilidades de programación o diseño. Sites simplifica la exhibición del trabajo de tu equipo con acceso fácil a todo su contenido de Google Suite, ya sea que se trate de una carpeta de Drive, un Documento o incluso un Calendario compartido.
  • El aspecto de tu contenido se optimiza automáticamente en todos los dispositivos. Existen temas creados especialmente para que tu contenido se destaque. Sites optimiza tu trabajo de forma inteligente para que se vea bien en las computadoras de escritorio, las tablets y los dispositivos móviles.

9. Drive

Te da la opción de almacenar cada uno de tus archivos. Accede a ellos en cualquier momento y lugar, ya sea desde tus dispositivos móviles o de escritorio. Controla la forma en que se comparten tus archivos. Incluso puedes:

  • Obtener toda la capacidad de almacenamiento que necesites. Las ediciones Business y Enterprise de Google Suite proporcionan almacenamiento ilimitado, por lo que siempre tendrás espacio suficiente para tus archivos. Con la administración centralizada, la prevención de pérdida de datos y Vault para Drive, puedes administrar fácilmente los usuarios y el uso compartido de archivos a fin de satisfacer las necesidades de cumplimiento de los datos.
  • Encontrar el contenido importante incluso antes de buscarlo. Drive utiliza la Inteligencia Artificial de Google para predecir y mostrar en tiempo real el contenido que te resulta importante. Drive reconoce a los colaboradores, los eventos y el contenido importante por medio de funciones como Acceso rápido y mejoras de búsqueda a fin de conectar a cada usuario con los archivos que puedan requerir atención.
  • Organizar los archivos de tu equipo en un espacio compartido. Usa unidades compartidas para almacenar el trabajo de tu equipo en espacios compartidos seguros y fáciles de administrar. Los miembros comparten la propiedad de todos los archivos que se agregan a las unidades compartidas, por lo que todos se mantienen informados.
  • Accede a los archivos de tu computadora sin usar un navegador. Drive File Stream te otorga acceso a los archivos directamente desde tu computadora sin que se vea afectada la totalidad del espacio de tu disco. Te ayudará a pasar menos tiempo esperando que se sincronicen los archivos y aumentarás tu productividad.

10. Cloud Search

Usa la tecnología de Google para realizar búsquedas en todo el contenido de tu empresa. Ya sea que se trate de Gmail y Drive o de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendario, etc., Google Cloud Search responde tus preguntas y te brinda sugerencias relevantes para ayudarte a lo largo del día. Esta herramienta te presenta:

  • Lo mejor de la Búsqueda de Google para tu empresa. Cloud Search también está disponible como una oferta independiente para los clientes que no tengan G Suite. En ambos casos, Google puede ofrecerle a tu negocio lo mejor de la búsqueda empresarial.
  • Niveles de privacidad y seguridad que satisfacen tus necesidades. Los resultados de la búsqueda reflejan los modelos de seguridad de tu organización a medida que esta cambia con el tiempo. Cloud Search admite actualizaciones casi instantáneas en el nivel de acceso de grupo, por lo que los usuarios solo ven los resultados de la búsqueda que están relacionados con el contenido al que tienen acceso.
  • Perfección integrada con Google Suite. Cloud Search está perfectamente integrado con otras aplicaciones de Google Suite. Realiza búsquedas en Gmail, Documentos, Drive, Calendario, etcétera.

Recuerda que para una empresa el tiempo es dinero, aprovecha el tiempo que tienes para desarrollar habilidades que te van a facilitar diversos ámbitos de tu empresa.

Te invitamos a que apliques  las 10 herramientas de Google Suite que te pemitirán crecer como empresario

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