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7 Tips para hacer las reuniones más productivas

Lifehack.org / Junio 10, 2014

  

reuniones productivas

Las reuniones deben ser un motor de productividad en el lugar de trabajo. Es decir deben ser eficientes, deben ser un espacio donde las personas reunidas comparten ideas, debaten asuntos, superan obstáculos y se plantean conclusiones. Sin embargo, las actuales reuniones quiebran esta figura, dado que terminan siendo un espacio para charlar, en la cual las ideas se diluyen rápidamente y no se llega a conclusiones. Al final la reunión resulta ser una pérdida de tiempo, de dinero y no se llegan a cumplir los objetivos para los que se convocó a la reunión.

Por estos motivos es que las empresas han optado por prohibir reuniones del equipo de trabajo, pues de acuerdo a los ejecutivos el 67% de las reuniones que se realizan son fallidas.

Sin embargo, esto no quiere decir que la solución al problema sea el quitar las reuniones de la jornada laboral y ya, la solución pasa por ser más productivos atacando a las causas del problema.

¿Cuáles son los factores que hacen a las reuniones improductivas?

La falta de organización y preparación: generalmente algunos empresarios convocan a reunión por un problema aparente o tema circunstancial, no se analiza si es necesario convocar a reunión y tampoco se prepara con anticipación los materiales ni los temas específicos a tratar en la misma. Es así que en la reunión se tiende a improvisar.

Por otro lado, ante la falta de seriedad y de un orden en la reunión, los participantes desvían su atención a otras actividades: revisan el correo electrónico de sus portátiles o móviles, leen sus mensajes y se producen otro tipo de distracciones durante una reunión.

¿Cómo evitar estas falencias en la reunión?

Aunque parezca que el problema es la falta de atención de los participantes y lo que acontece en la reunión en sí, en realidad; es la falta de planificación lo que deriva en una reunión improductiva.

La formulación de un plan -con anticipación- y su ejecución hará que una reunión exitosa. Para lograr que tus reuniones sean productivas primero planteate las siguientes preguntas:

Preguntas previas

  • ¿La reunión es necesaria? Busca opciones que puedan demandar menos tiempo para tus compañeros.
  • ¿Quiénes realmente necesitan estar allí? Analiza quiénes son los absolutamente requeridos vs. Quiénes son los participantes optativos.
  • ¿Qué se puede hacer para asegurar que la reunión esté enfocada al tema y sea interactiva? Traza una agenda clara, envía los materiales por adelantado y plantea las tareas o las próximas acciones a asumir.

Sigue los Tips

Una vez que haz determinado hacer la reunión sigue los siguientes tips:

1. Acorta el tiempo de las reuniones

Se sugiere que las reuniones tomen un máximo de 30 minutos.

2. Plantea expectativas u objetivos claros

Para ello se debe disponer de material necesario y plantea al inicio de la reunión el propósito de la misma.

3. Envía el material con anticipación

Es decir si se tiene que tomar una decisión conjunta sobre un proyecto. Se debe enviar el documento del proyecto con tiempo de anticipación para que los participantes tengan tiempo de leerlo y analizarlo con anticipación, de esa manera la reunión se limitará a discutir las fortalezas o debilidades del proyecto y otros aspectos para luego tomar una decisión.

4. Empieza y termina a tiempo

Para que una reunión sea eficiente, la misma debe cumplir los horarios establecidos, así algunos participantes hayan faltado a la reunión, la misma debe seguir su curso.

5. Evita monólogos

La persona que dirija la reunión debe presentar de forma concreta los puntos a tocar en la reunión y ceder la palabra a los participantes dándoles un determinado tiempo para hablar. De esta manera el tiempo se distribuye equitativamente para todos los participantes y no solo uno es el que acapara la reunión.

6. Organiza una reunión enfocada en objetivos

En caso de tocar un tema complejo en una reunión enfocarse en los aspectos centrales, o que son de mayor importancia y llevar los temas secundarios para una próxima reunión, o intercambio de ideas a través del email, o redes sociales.

7. Captura los puntos clave y las tareas a realizar

El coordinador de la reunión debe tener la capacidad de capturar los puntos centrales tocadas en la reunión, para plantearlas al final de la reunión y de manera conjunta establecer las próximas tareas para los participantes.

Así que la próxima vez, piensa antes de organizar una reunión o planifícala para obtener los mejores resultados!

 

 

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